Zásady zpracování osobních údajů

1. Správce údajů

• Správce: Tereza Koumarová, IČO 29874050, se sídlem Andělova 825, 588 13 Polná, zapsaná v živnostenském rejstříku.
• Značka / provozovaná služba: The Sky Bureau (CZ Nebeský úřad, SK Nebeský úrad) — jde o fiktivní úřad, ne orgán veřejné moci; pro účely GDPR je správcem reálná entita provozovatele, ne „úřad“.
• Kontakt pro ochranu údajů: podatelna@nebeskyurad.cz (viz stránka Kontakt).
• Pověřenec pro ochranu osobních údajů (DPO): nejmenuje se — činnost správce nespadá pod povinné jmenování dle čl. 37 GDPR (nejde o rozsáhlé systematické monitorování ani o zvláštní kategorie údajů).

2. Jaké údaje o vás zpracováváme

Držíme se minima. Pro samotnou podatelnu je to:

• I když navenek komunikujeme „sbíráme jen e-mail“, pro prokazatelnost souhlasu technicky evidujeme i časové razítko přihlášení a potvrzení. To je standard u dvoufázového přihlášení a přiznáváme to. IP adresa slouží jen krátkodobé ochraně formulářů a trvale se neukládá.
• Nezpracováváme v podatelně: jméno, telefon, adresu, polohu, platební údaje ani zvláštní kategorie údajů (čl. 9 GDPR). Ty přicházejí až s nákupem — viz články 10 a 11.

3. Účel a právní základ

Dvoufázové přihlášení (double opt-in) = po zadání e-mailu přijde ověřovací e-mail; teprve klik na odkaz aktivuje přihlášení a souhlas s obchodními sděleními. Do potvrzení e-mail neaktivujeme k rozesílce.

4. Jak dlouho údaje uchováváme

• Do odvolání souhlasu (odhlášení), nejdéle však 24 měsíců od přihlášení, nepřejde-li přihlášení dřív v zákaznický vztah, nebo
• do převedení do zákaznické evidence při nákupu (pak platí zásady pro nákup).
• Záznamy o uděleném souhlasu (čas přihlášení a potvrzení) uchováváme po dobu trvání souhlasu a 3 roky po jeho odvolání pro obranu proti právním nárokům.

5. Komu údaje předáváme (zpracovatelé)

Data zpracovávají naši dodavatelé (zpracovatelé dle čl. 28 GDPR) na základě zpracovatelských smluv:

• Databáze běží v EU (Supabase, region Frankfurt). U poskytovatelů z USA (Vercel, Stripe, případně Resend) se přenos opírá o rozhodnutí o odpovídající ochraně EU–U.S. Data Privacy Framework u certifikovaných dodavatelů, jinak o standardní smluvní doložky (SCC). Seznam zpracovatelů udržujeme aktuální.

6. Práva subjektu údajů

Máte právo:

• na přístup k údajům (čl. 15) — víte, co o vás vedeme;
• na opravu (čl. 16) — např. překlep v e-mailu;
• na výmaz („být zapomenut“, čl. 17) — smažeme vás z podatelny;
• na omezení zpracování (čl. 18);
• na přenositelnost (čl. 20) — vydáme e-mail ve strojově čitelné podobě;
• vznést námitku proti zpracování (čl. 21);
• odvolat souhlas kdykoli (čl. 7 odst. 3) — bez vlivu na zákonnost zpracování před odvoláním;
• podat stížnost u dozorového úřadu: Úřad pro ochranu osobních údajů (ÚOOÚ), Pplk. Sochora 27, Praha 7, www.uoou.gov.cz. Slovenští zájemci: Úrad na ochranu osobných údajov SR.

Žádost vyřídíme bez zbytečného odkladu, nejpozději do jednoho měsíce (čl. 12 odst. 3 GDPR). Kontakt je na stránce Kontakt.

7. Jak odvolat souhlas a odhlásit se

• Klik na „Odhlásit“ v patičce každého e-mailu — okamžité ukončení rozesílky.
• Nebo e-mailem na adresu podatelny s žádostí o výmaz z evidence.

Odvolání souhlasu je zdarma a bez sankce. Po odvolání přestaneme zasílat sdělení okamžitě. Záznam o uděleném souhlasu (e-mail a časy přihlášení) uchováme ještě 3 roky pro obranu proti právním nárokům a poté jej smažeme (viz článek 4).

8. Cookies, analytika a zabezpečení

• Formulář podatelny funguje bez marketingových cookies.
• Analytika běží v režimu bez cookies a bez profilování návštěvníků.
• Web ukládá dvě vlastní technické cookies: `sb_ab` (náhodné přiřazení varianty úvodní stránky, 180 dní) a — přijdete-li z odkazu tvůrce — `sb_ref` (označení kampaně, 30 dní). Žádná z nich vás neidentifikuje, nesleduje chování a nečtou je třetí strany.
• Podkladovou mapu načítá váš prohlížeč přímo ze serverů poskytovatele dlaždic (aktuálně OpenStreetMap Foundation); ten přitom vidí vaši IP adresu jako u každého načtení obrázku z internetu. Cookies přitom nevznikají.
• Úřad si vede vlastní krátkodobý záznam o tom, které stránky se otevřely — bez cookies a bez čehokoli uloženého ve vašem prohlížeči. Místo IP adresy a označení prohlížeče se ukládá jen jejich jednosměrný otisk, jehož sůl se mění každou půlnoc; spojit dva dny dohromady tedy nejde. Adresy stránek se ukládají očištěné (tokeny a parametry se zahazují) a celý záznam se po 14 dnech maže. Odešlete-li objednávku, připojí se k záznamu číslo vašeho spisu, aby úřad poznal, jestli platba spadla, nebo jste jen odešli.

Dárkový odkaz, kód převzetí i odhlašovací odkaz fungují jako klíč: kdo je má, otevře jimi příslušnou stránku. Zacházejte s nimi jako s klíčem od schránky a neposílejte je veřejně. Úřad je nikdy nezveřejňuje.

9. Automatizované rozhodování a profilování

Neprovádíme automatizované rozhodování s právními účinky ani profilování ve smyslu čl. 22 GDPR. Přidělení jednacího čísla je pouze pořadové.

10. Nákup a vedení zápisu

Při koupi zápisu zpracováváme:

Oznámení úřadu o novinkách — druhý účel adresy kupujícího. E-mail, který kupující zadá v objednávce, slouží od 17. srpna 2026 dvěma účelům: doručení objednávky (řádek první v tabulce) a oznámení úřadu o vlastních podobných službách (řádek poslední). Každý má svůj vlastní právní základ a druhý z nich jde kdykoli odmítnout — sám o sobě, aniž by se tím na objednávce cokoli změnilo.

• Komu chodí: jen tomu, kdo si u úřadu koupil zápis, a jen na adresu, kterou při té koupi sám zadal. Nikdy na adresu obdarovaného — ta má vlastní, přísnější režim a do žádné rozesílky nepatří (článek 12).
• Co chodí: oznámení o vlastních podobných službách úřadu — nové edice zápisů a sezonní příděly. Nanejvýš několikrát do roka. Žádná sdělení cizích firem; adresy nikomu nepředáváme ani neprodáváme.
• Právní základ: oprávněný zájem — čl. 6 odst. 1 písm. f) GDPR (přímý marketing vůči vlastním zákazníkům, recitál 47), ve spojení s § 7 odst. 3 zákona č. 480/2004 Sb., který umožňuje zasílat obchodní sdělení na adresu získanou v souvislosti s vlastním prodejem, dokud je zákazník neodmítne.
• Odmítnout jde kdykoli a zdarma: už v objednávce, zaškrtnutím políčka „Nepřeji si od úřadu dostávat oznámení o nových edicích a sezonních přídělech“ — a potom jedním kliknutím v každé takové zprávě (odhlašovací odkaz v patičce i hlavička List-Unsubscribe). Odmítnutí platí okamžitě a natrvalo.
• Odmítnutí nemá vliv na doručení objednávky. Rozhodnutí o přídělu, dárkový odkaz, list vlastnictví, zásilka obdarovanému i vyřízení garance vrácení jsou plnění smlouvy — chodí bez ohledu na to, jestli jste oznámení odmítli.
• Doba uchování pro tenhle účel: adresu vedeme v rozesílce do odmítnutí, nejdéle však 3 roky od poslední objednávky; poté z rozesílky vypadne, i kdybyste nic neodmítli. Ostatní zpracování e-mailu kupujícího (první řádek tabulky) tím není dotčeno.
• Zpětně nikoho nepřidáváme. Do rozesílky patří jedině objednávky podané od chvíle, kdy se úřad v objednávkovém formuláři začal ptát. Kdo koupil dřív, dal adresu pod užším slibem — nikdo se ho nezeptal, a proto mu oznámení nechodí. Úřad rozlišuje tři stavy: nezakázal · zakázal · nebyl tázán — a do rozesílky spadá jedině první z nich.

Výzva k doplnění rozpracovaného spisu — jednou a dost. Kdo objednávku založí a nezaplatí, dostane od úřadu jedno jediné vyrozumění: 24 hodin po založení spisu zprávu o tom, že řízení je vedeno jako rozpracované, co v něm chybí a kdy bude spis odložen. Odkaz v ní vede jen na rekapitulaci vlastního spisu, kde jde platba dokončit.

• Komu chodí: výhradně kupujícímu, a to na adresu, kterou sám uvedl v objednávce. Nikdy obdarovanému — ten o daru neví a výzva by mu ho prozradila (článek 12).
• Kolikrát: právě jednou k jednomu spisu. Druhá výzva k témuž spisu nechodí; kdo mezitím zaplatil nebo spis zahodil, nedostane žádnou, a po 90 dnech od založení už úřad neupomíná vůbec — v tu chvíli spis odkládá a maže z něj adresu obdarovaného.
• Právní základ: oprávněný zájem — čl. 6 odst. 1 písm. f) GDPR (dokončení řízení, které kupující sám zahájil). Zpráva nic nenabízí ani nepropaguje a týká se výhradně spisu, který kupující sám založil.
• Odmítnout jde jedním kliknutím v každé takové zprávě (odhlašovací odkaz v patičce i hlavička List-Unsubscribe). Je to týž odkaz jako u oznámení o novinkách, takže jedno klepnutí zastaví obojí. Kdo si už v objednávce zaškrtl, že oznámení od úřadu nechce, výzvu nedostane vůbec.

Co je veřejné: ve veřejném registru je z každého zápisu vidět jednací číslo, název parcely, poloha (hexagon), jméno/označení držitele a případný zlatý odznak. Nic víc — e-maily, věnování, dopis ani cena veřejné nejsou nikdy. Držitelem může být i křestní jméno nebo přezdívka; celé jméno úřad nevyžaduje. Na žádost držitele jméno ve veřejném výpisu anonymizujeme, parcela a číslo spisu zůstávají.

Věnování a dopis: úřad je nečte, nevyhodnocuje, nikam nekopíruje a nikdy nezveřejňuje; technicky jsou uloženy v evidenci a zobrazí se výhradně v obřadu za dárkovým odkazem. Přístup k evidenci má jen systém a v nezbytném případě (reklamace, závada) správce.

11. Zvláštní řízení

Aukce ikon (e-mail a nabídka zájemce), tichý přeprodej (e-mail zájemce a nabídka), firemní poptávky (firma, kontaktní jméno, e-mail) a poukazy na příděl (e-mail a jméno příjemce pro jediné vypravení): ve všech případech jde o jednání o smlouvě či její plnění — čl. 6 odst. 1 písm. b) GDPR; údaje z neúspěšných nabídek a poptávek mažeme nejpozději 24 měsíců od uzavření řízení. E-maily z těchto řízení nikdy nezařazujeme do rozesílek.

12. E-mail obdarovaného (doručení zásilky úřadem)

Zvolí-li kupující v objednávce doručení úřadem, zadá e-mailovou adresu obdarovaného. Je to jediný údaj, který úřadu o sobě nedává sám subjekt údajů, a nakládáme s ním proto přísněji než s adresou kupujícího:

• Účel: výhradně doručení daru. Na adresu obdarovaného odejdou právě dvě zprávy, obě k témuž účelu: ① výzva k převzetí zásilky s dárkovým odkazem — v termínu, který kupující určí, a ② vyhotovení listu vlastnictví, které odchází až po dokončeném obřadu, tedy až obdarovaný svůj dar otevřel. Žádná třetí zpráva, žádná obchodní sdělení, žádné zařazení do rozesílky.
• Proč jsou dvě: obě nesou totéž jediné plnění. První dar oznámí a nic z něj neprozradí (neutrální předmět, žádná příloha), druhá jen dodá listinu, kterou obdarovaný v obřadu už viděl — aby mu zůstala i ve schránce. Kdo obřad nedokončí, druhou zprávu nedostane.
• Právní základ: oprávněný zájem — čl. 6 odst. 1 písm. f) GDPR (doručení objednaného daru určenému příjemci). Nejde o obchodní sdělení ve smyslu § 7 zák. č. 480/2004 Sb. — ani jedna z obou zpráv nic nenabízí ani nepropaguje.
• Zdroj údaje: kupující (čl. 14 GDPR). Informaci o zpracování dostává obdarovaný přímo v doručené zprávě — v každé z obou — včetně odkazu na tyto zásady.
• Nezveřejňujeme ho ve veřejném registru, v žádném veřejném rozhraní, na listu vlastnictví ani na sdílecí kartě.
• Doba uchování — tvrdý strop: adresu mažeme nejpozději do 180 dnů od odeslání zásilky — ať už obřad proběhl, nebo ne. Bez výjimky a bez prodlužování. Mažeme přitom jen adresu: zápis, jednací číslo, parcela, držitel i věnování zůstávají v evidenci. Na žádost obdarovaného adresu vymažeme kdykoli dřív, bez dalšího (kontakt na stránce Kontakt).
• Nezaplacená objednávka — 90 dnů: nedojde-li k zaplacení, zásilka nikdy neodejde a lhůta výš by se nikdy nerozběhla. Adresu obdarovaného proto u nezaplacené objednávky mažeme nejpozději do 90 dnů od jejího založení — spis úřad odloží a cizí kontakt z něj zmizí, i když se řízení nikdy nedokončilo. Mažeme přitom opět jen adresu obdarovaného.
• Co to znamená v praxi: po výmazu adresy už na ni úřad nemá jak poslat nic — tedy ani vyhotovení listu vlastnictví. Kdo otevře obřad později než 180 dnů po doručení zásilky, druhou zprávu nedostane. Samotný list vlastnictví tím nemizí: dárkový odkaz platí dál a vydá jej v obřadu i ke stažení, kolikrát bude třeba.
• Kdo chce od úřadu slyšet i dál — třeba že nad jeho parcelou právě prolétá družice — přihlásí se k odběru sám na stránce své parcely ve veřejném registru; je to jeho vlastní souhlas s vlastním odhlášením, ne pokračování téhle adresy, a s doručením daru nemá nic společného.